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CONSEIL D’INVESTISSEMENT DE GRYPHON INC.
POLITIQUE SUR LA CONFIDENTIALITÉ ET LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Politique sur la confidentialité
Tous les renseignements personnels au sujet d’un client qu’on obtient verbalement ou par écrit doivent être entourés de la confidentialité la plus stricte en tout temps. Les renseignements personnels comprennent l’historique des transactions, les questions financières, ainsi que les renseignements de base, comme le nom du client, son adresse personnelle, son numéro de téléphone personnel, son numéro de télécopieur et son âge (pour connaître la liste complète des renseignements que nous recueillons, veuillez consulter la Politique sur la protection des renseignements personnels de Gryphon).

Aucun renseignement personnel ne doit être divulgué à un tiers sans avoir obtenu au préalable le consentement écrit du client, à l’exception des associés de Gryphon, des promoteurs de régime et de certains agents de Gryphon qui doivent avoir accès à cette information dans le cadre de leurs tâches. Le consentement écrit des clients autorisant la divulgation de ces renseignements doit être placé dans le dossier du client.

Il est permis de déroger à cette interdiction de divulgation lorsqu’on l’exige dans le cadre d’un processus juridique autorisé par la loi. Toute demande que reçoit Conseil d’investissement de Gryphon Inc. («Gryphon») en rapport avec une telle divulgation doit être remise immédiatement à l’agent de la conformité. Seul l’agent de la conformité peut divulguer l’information demandée. De plus, il incombe à celui-ci de déterminer si le client doit être avisé ou non de la demande et des renseignements remis en vertu de de celle-ci.

Il est important de respecter ce qui suit lorsqu’on procède à une divulgation autorisée de renseignements personnels :

  • La divulgation doit se limiter aux renseignements personnels qu’il est nécessaire de fournir;
  • L’information divulguée doit être précise et pertinente;
  • L’information divulguée doit se limiter aux renseignements dont on autorise la divulgation.

Lorsqu’on procède à la divulgation autorisée de renseignements personnels, un document doit être placé dans le dossier du client décrivant la nature et l’étendue de la divulgation, ainsi que les destinataires de la divulgation.

Tous les renseignements personnels du client, qu’ils soient stockés sous forme électronique ou autre, doivent être conservés dans un environnement bénéficiant d’un contrôle strict. L’accès à ces renseignements doit se limiter aux employés qui doivent absolument les consulter dans le cadre de leurs tâches.

Gryphon est responsable des renseignements personnels en sa possession, sous sa garde ou son contrôle, incluant les renseignements qu’on a transférés à un tiers aux fins de traitement. Avant de divulguer des renseignements personnels à un tiers, Gryphon doit faire appel aux mesures prévues dans son contrat ou autres afin d’assurer un niveau comparable de protection alors que les renseignements personnels sont en la possession, sous la garde ou le contrôle d’un tiers.

Toute plainte reçue d’un client en rapport avec un prétendu abus des renseignements personnels doit être acheminée immédiatement à l’agent de conformité. Le processus de règlement des plaintes est décrit dans notre Politique sur les plaintes qu’on peut consulter dans notre Manuel de conformité.

Soulignons qu’un client peut retirer son consentement à la divulgation de ses renseignements personnels, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et moyennant un avis raisonnable. S’il ne retire pas son consentement, celui-ci demeure valide pendant la durée nécessaire afin d’atteindre les buts identifiés.

Politique sur la protection des renseignements personnels
Chez Gryphon, la relation que nous entretenons avec nos clients représente notre actif le plus important. Nous comprenons que vous nous avez confié vos renseignements financiers personnels et, pour cette raison, nous ne ménagerons aucun effort pour mériter cette confiance. Voici ce en quoi consiste notre politique sur la protection des renseignements personnels.

Nous ne vendons vos renseignements personnels à personne.

Nous ne divulguons vos renseignements personnels à aucun tiers auquel nous ne sommes pas liés, à moins qu’une des exceptions limitées suivantes ne s’applique :

  • Nous avons obtenu votre consentement au préalable;
  • Muni de votre consentement écrit, nous divulguons vos renseignements personnels à vous-même ou aux individus que vous autorisez, incluant votre avocat, votre comptable ou votre consultant. Nous divulguons vos renseignements personnels à un courtier, un gardien ou un fournisseur de services auquel nous sommes tenus de le faire afin de procéder convenablement à la gestion ou à l’entretien de votre compte;
  • Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels dans certaines circonstances limitées lorsque la loi autorise ou exige la divulgation des renseignements au destinataire.

Nous recueillons les renseignements personnels auprès des sources suivantes dans le cadre normal de nos activités afin de mieux vous servir :

  • Demandes de compte et autres formulaires pouvant comporter votre nom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’assurance sociale, ainsi que toute information au sujet de votre objectif d’investissement et de votre tolérance au risque;
  • Vos conseillers professionnels, comme les consultants, les avocats et les comptables capables de présenter des renseignements au sujet de vos finances, de votre historique en matière d’investissement et de vos renseignements fiscaux;
  • Historique des comptes, incluant les renseignements au sujet des transactions que nous avons demandés en votre nom et le solde de votre compte;
  • Toute correspondance, sous forme écrite, électronique ou téléphonique entre vous et Gryphon ou entre votre courtier ou gardien et Gryphon.

Renseignements personnels que nous recueillons :

  • Numéros d’assurance sociale, qui sont nécessaires aux fins des déclarations d’impôt;
  • Nom des bénéficiaires pour les RÉER et les FERR et en vertu des lois fiscales;
  • Date de naissance – pour calculer les dates aux fins des RÉER/FERR et en vertu des lois fiscales;
  • Renseignements sur les investisseurs (incluant la connaissance des investissements, les objectifs, ainsi que l’horizon prévisionnel, de même que le revenu individuel, la valeur nette personnelle) – afin de déterminer la pertinence de vos choix en matière de fonds d’investissement, ainsi qu’en vertu des lois sur les valeurs mobilières;
  • Adresse du domicile, numéro de téléphone du domicile, adresse de courriel – que nous utiliserons pour vous acheminer vos états, les bordereaux d’impôt, ainsi que d’autres renseignements pertinents.

Nous assurons la configuration et la sécurité de vos renseignements personnels. Nous limitons l’accès à ces renseignements, dans la mesure du possible, aux employés qui doivent les connaître pour vous offrir nos services.

Chez Gryphon, nous accordons énormément d’importance à la vie privée de nos investisseurs. Nous avons mis en place des mesures pour assurer la protection de vos renseignements personnels et nous continuerons de revoir ces mesures pour en adopter de nouvelles, au besoin. Nos mesures actuelles s’étendent sur trois secteurs de service différents et voici quelques-unes des mesures de protection que nous avons mises en place :

  • Nos employés – Tous les membres de notre personnel doivent signer une entente assortie d’une clause de confidentialité. Les renseignements personnels sont remis à des professionnels agréés en cas de nécessité absolue.
  • Dossiers sur papier – Les renseignements personnels de nos clients sont conservés dans un environnement protégé. Les renseignements plus vieux peuvent être stockés ailleurs dans un environnement tout aussi sécurisé chez un tiers qui se spécialise dans les centres de stockage sécurisés.
  • Dossiers électroniques – À l’instar de plusieurs industries et entreprises, la technologie a eu des répercussions considérables sur notre façon de faire des affaires. À cette fin, Gryphon a mis en place des mesures de protection variées, allant des pare-feu sécurisés pour tous les branchements à l’Internet, au remplacement fréquent des mots de passe, en passant par le chiffrement des fichiers de sauvegarde qui sont transmis ou stockés ailleurs chez un tiers fournisseur, etc. Toute l’information conservée hors de nos locaux chez de tiers fournisseurs est régie par une entente de confidentialité.

Les clients ont-ils accès à leurs renseignements conservés chez Gryphon?
Tous les clients ont accès à leurs dossiers actuels et peuvent demander cette information, s’ils le souhaitent, en faisant parvenir une demande écrite de renseignements personnels à l’adresse suivante :

Agent de la conformité
Conseil d’investissement de Gryphon Inc.
20 Bay Street, bureau 1905
Toronto, Ontario
M5J 2N8

Nous nous conformerons à cette politique, et ce, peu importe si vous êtes un client actuel ou un ancien client de Gryphon.
Notre agent de la conformité doit assurer la conformité aux politiques et procédures que Gryphon a élaborées et mises en place et que vous pouvez retrouver dans ce document.

Si vous avez des questions ou des préoccupations en rapport avec nos politiques ou nos procédures, veuillez communiquer avec l’agent de la conformité en composant le (416) 364-2299.

Veuillez prendre note que cette politique est en vigueur depuis le 1 janvier 2008 et que nous nous réservons le droit d’y apporter des modifications en tout temps.

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Gryphon is a member of the Portfolio Management Association of Canada ("PMAC"). Their mission is to advocate the highest standards of unbiased portfolio management in the interest of investors served by Members, as well as to increase public awareness of investment counseling and its benefits.